衡山宾馆拥有一支专业的会议策划团队,从会场设计、台型、菜点到主持,每一个细节我们都为您考虑周全, 给您全方位的会议、宴会咨询及现场的统筹协调,会议宴会期间配备会议专家全程跟踪,有任何问题可随时咨询,服务更是细微体贴,您有任何疑问我们的会议专家都将尽力为您解决。衡山曾多次成功完成上海市的重大接待任务,获得市政府的 广泛好评,无论您在计划举行15人的会议、还是200人出席的年会,衡山都会助您既轻松又有效率地筹办活动。衡山期待您来领略我们“宴会专家”的水平和魅力!

 

一. 会前:

与会议主办方洽谈

由主办方提供会议的各类要求给酒店。

提供会议所需的住宿、会议场所等信息。给您专业的指导及意见,并制定完备的会议预案书 给主办方。

确定方案,签订合同,预付定金。

. 会中:

会议接待:提前在酒店、会议室摆放好欢迎牌、签到台、指示牌等。

会前准备:准备好会议所需要的资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

会议场所:专人到会议室检查会议室布置、条幅、灯光、音响、茶饮等。会议开始前再次于主办方确认会

                      议、茶点、用餐人数。

会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民、素食者)的确认。
会议旅游:旅游线路行程、用车礼宾部再次确认。
会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
会议服务:会议代表合影留念、为代表提供相关服务。
. 会 后:
 

结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐资料。

由会议专家听取客人意见,并及时反馈给相关部门,以便即使改进。

 
一、需要做些什么?
         会议与大型活动有各种类型,不同的会议活动需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此重
         要步骤是收集各方面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划
二、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结
         果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
 

预计召开会议的日期?

会议预计召开几天?

打算在什么地方召开会议?

会议形式或程序是什么?

需要多大的场地?
将有多少人到会?
会议预算是多少?
打算选用什么级别的酒店和设施?
打算选用最高级的房间标准是什么?
谁来制作会议邀请函 ?
会议需要向与会者打印相关资料吗?
会议的发言人有哪些 ?
会议需要什么样的视听设备?
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次?
与会者可以携带家属吗?
打算为与会者安排一些特别活动吗?
打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?
是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?

三、一个完整的策划同样需要完善的可执行方案,其作为会议策划重要组成部分,下面的这些内容是不可
         或缺的。

 

制定计划,确定必须要做的事项,以满足会议的需要并达到会议

确定的目标制定会议议程

了解可供使用的场所和设施情况

选择或提议合适的场所

检查并比较各项设施
安排交通事宜
协调会务工作人员的活动
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
确定各项工作的时间安排
视察选定的场所和设施
与各有关方面进行接洽
同会议发言人和各位贵宾进行联系 理

四、作为专业的会议与大型活动服务提供商,我们提出了会议与大型活动战略管理方案。

 

念和运作意图的开发

可行性研究

计划

执行

评估和反馈

五、会议的分类

 

工作性会议
总结会 动员会 现场会 电视 / 话会 交流会 协商会 董事会

 

学术性会议
研讨会 论证会 务虚会

 

显示性会议
联欢会 纪念会 庆祝会 表彰会 命名会 团拜会

 

会商性会议
联席会 会商会 座谈会 命名会

 
信息性会议会议
专家推荐会议包价RMB360/位/天 (人数不低于20位)
  享用会议室八小时。
免费使用会议基本视听设备如:电视机、录象机、DVD、话筒、投影屏幕、海报架配白纸、白板设施 。
享用上、下午各一次茶点 (10 套菜单可选,适合各种客人口味)。
享用酒店工作午餐(中餐、中西式自助餐、西式套餐可选) 。
当天餐饮饮料安排可享受特惠价格。
商务中心服务可享受优惠价格(国内、国际长途电话除外)
 
 
 
 

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